Rachunki i faktury w działalności nierejestrowanej. Jak wystawiać?

Rozpoczynając działalność nierejestrowaną w 2024 roku, musisz wiedzieć, jak prawidłowo dokumentować swoją sprzedaż. W tym artykule wyjaśnię Ci wszystkie aspekty związane z wystawianiem rachunku i faktury w działalności nierejestrowanej.

Podstawowe obowiązki dokumentacyjne

Prowadząc działalność nierejestrowaną, masz obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów za każdy dzień. Jest to kluczowe dla kontrolowania, czy nie przekraczasz miesięcznego limitu przychodów, który w 2024 roku wynosi:

• 3181,50 zł od stycznia do czerwca
• 3225 zł od lipca do grudnia

W przypadku ewentualnej kontroli masz obowiązek okazać ten dokument osobie kontrolującej.

Kiedy musisz wystawiać faktury?

Jako podatnik VAT:

• zawsze przy sprzedaży dla przedsiębiorców,
• dla konsumentów – tylko na żądanie,

Jako podmiot zwolniony z VAT:

• wyłącznie na żądanie klienta.

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, a klient nie powie Ci „poproszę o wystawienie rachunku/faktury” nie musisz tego robić.

Oczywiście pamiętaj, że jest to Twój wybór.

Niektórzy pomimo braku obowiązku, wystawiają klientowi fakturę przy każdej transakcji.

Dużym ułatwieniem jest możliwość sporządzenia i wysyłki tych dokumentów drogą elektroniczną.

Jak ustalić czy podlegasz zwolnieniu z VAT?

Działalność nierejestrowana zazwyczaj korzysta ze zwolnienia z VAT, jeśli roczna sprzedaż nie przekracza 200 000 zł (jak się domyślasz, w związku z nałożonym limitem żadna osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie przekroczy tej kwoty – w 2024 maksymalna kwota przychodu wynosi 38 700 zł). Jednak niektóre rodzaje działalności wymagają rejestracji jako podatnik VAT, niezależnie od wysokości przychodów, w tym:

• Usługi prawnicze
• Usługi doradcze
• Usługi jubilerskie
• Windykacja i faktoring

Dokładną listę podatników nie podlegających zwolnieniu znajdziesz w art. art. 113 pkt 13 ustawy o podatku od towarów i usług.

Ze zwolnienia podmiotowego nie będą korzystali podatnicy (zobowiązani są do zarejestrowania się jako czynni podatnicy VAT);
1)dokonujących dostaw:
a)towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy
b)towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:
–energii elektrycznej (CN 2716 00 00),
–wyrobów tytoniowych,
–samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
c)budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
d)terenów budowlanych,
e)nowych środków transportu,
f)następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie:
–preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1),
–komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),
–urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego (PKWiU 27),
–maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),
g)hurtowych i detalicznych części do:
–pojazdów samochodowych (PKWiU 45.3),
–motocykli (PKWiU 45.4);
2)świadczących usługi:
a)prawnicze,
b)w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
c)jubilerskie,
d)ściągania długów, w tym factoringu;
3)nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Elementy prawidłowo wystawionego rachunku

1. numer kolejny,
2. imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
3. datę wystawienia,
4. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
5. kwotę do zapłaty – sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Elementy prawidłowo wystawionej faktury (bez VAT)

1. datę wystawienia,
2. numer kolejny,
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
5. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
6. cenę jednostkową towaru lub usługi,
7. kwotę należności ogółem.
8. podatnik zwolniony na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (a więc osoba prowadząca działalność nierejestrowaną) nie musi wskazywać podstawy zwolnienia.

Pytanie, które często się pojawia: Czy muszę wskazywać swój numer NIP i co jeśli go nie mam?

Jeśli nie posiadasz numeru NIP i nie masz obowiązku jego posiadania, nie wskazujesz go na fakturze.

Praktyczne wskazówki

1. Dokumenty możesz wystawiać i przesyłać elektronicznie, co jest sporym ułatwieniem.
2. Jeśli przyjmujesz płatności bezgotówkowe, możesz korzystać z prywatnego konta bankowego. Warto jednak rozważyć założenie subkonta dla lepszej organizacji oraz „niedogodności” w przypadku ewentualnej kontroli.
3. Klient ma prawo żądać faktury do 3 miesięcy od transakcji.

Podstawa prawna:

*Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej i jako taki nie powinien być traktowany. Przedstawione w nim informacje mogły ulec dezaktualizacji. Czytelnik wykorzystuje zawarte w nim treści na własną odpowiedzialność. Każdy indywidualny przypadek powinien być konsultowany z prawnikiem.